تنظيم مشاركة الوفود الرسمية المشتركة في الاجتماعات والمؤتمرات والمنتديات الخارجية

تعريفات:
يقصد بالكلمات والألفاظ التالية – أينما وردت في هذا التنظيم – المعاني المبينة أمام كل منها ما لم يقتض السياق خلاف ذلك.
الوفد الرسمي (أو الوفد): هو الوفد المشترك الذي يضم في عضويته ممثلين من جهتين حكوميتين أو أكثر، و يمثل المملكة بمقتضى إذن رسمي في اجتماع أو مؤتمر أو منتدى خارجي.
الجهــــــــة المختــــصة: هي الجهاز الحكومي الذي يغلب اختصاصه الأساسي على موضوع (أو مواضيع) الاجتماع أو المؤتمر أو المنتدى محل المشاركة.
الجهـــــة المشـــــــاركة: هي الجهة الحكومية التي يطلب منها المشاركة في الوفد الرسمي دون أن يكون لها الاختصاص الأصيل أو الأساسي في موضوع الدعوة.

التعامل مع الدعوات:
تكون الاتصالات الرسمية مع الدول أو الجهات المنظمة للاجتماعات أو المؤتمرات
أو المنتديات الخارجية فيما يخص المشاركة في تلك الملتقيات عن طريق وزارة الخارجية
وإن كانت الدعوة موجهة إلى الجهة الحكومية المختصة بصفة مباشرة، وتستثنى من ذلك الاجتماعات والمؤتمرات والمنتديات المتخصصة التي تشارك فيها المملكة بصفة دورية، على أن تزود وزارة الخارجية بنسخة من المكاتبات المتعلقة بمواعيد حضور الاجتماعات.
وبناءً على ذلك يتم التعامل مع دعوات المشاركة في الاجتماعات أو المؤتمرات أو المنتديات الخارجية من الدولة أو الجهة المضيفة وفقاً للقواعد التالية:
أ – تتلقى وزارة الخارجية الدعوات وتتولى إحالتها إلى الجهة المختصة وفقًا لموضوعها قبل الموعد المحدد للمشاركة بمدة كافية. وإذا كان لوزارة الخارجية وجهة نظر – ذات طبيعة سياسية – حيال الدعوة فإنها تقدم مرئياتها مع الدعوة عند إحالتها إلى الجهة المختصة، وإذا تلقت الجهة المختصة الدعوة بصفة مباشرة فإنها تبلغ وزارة الخارجية بها وتزودها بصورة منها.
ب – بعد دراسة الجهة المختصة للدعوة والتثبت من مدى ملاءمة مشاركة المملكة بوفد رسمي وفقًا لموضوع الدعوة وأهمية المشاركة، ترفع الدعوة إلى المقام السامي مقرونـــة بمرئياتها – وما قد تبديه وزارة الخارجية من مرئيات – في شأن مشاركة المملكة والجهات الرسمية التي ترى مشاركتها، لأخذ الموافقة والتوجيه حيالها.
ج – استثناءً من القاعدة الواردة في الفقرة (ب) من هذه المادة، إذا كانت الدعوة خاصة باجتماعات أو مؤتمرات أو منتديات متخصصة تشارك فيها المملكة بصفة دورية، فيكتفى بالحصول على موافقة المقام السامي عند المشاركة الأولى، على أن توضح الطبيعة الدورية للمشاركة عند عرض الموضوع عليه.

تشكيل الوفد:
بعد صدور موافقة المقام السامي، في الحالات التي تتطلب الموافقة، تقوم الجهة المختصة بدعوة الجهات المشاركة لتسمية ممثليها في الوفد الرسمي، على أن تراعى الجوانب التالية عند تشكيل الوفد.
أ – يجب أن يكون الوفد متوافقاً مع الوفود الأخرى المشاركة، من حيث مستوى التمثيل وعدد الأعضاء.
ب – أن يكون مستوى تمثيل الجهات المشاركة في مستوى إداري متوافقاً مع تمثيل الجهة المختصة ورئاسة الوفد.
ج – أن يضم الوفد أعضاء مختصين في الموضوعات المزمع بحثها.
د – أن يضم الوفد مستشارين وخبراء وفنيين طبقًا لما تقتضيه مهمة الوفد وطبيعة موضوع الدعوة.
هـ – أن يضم الوفد كل أو معظم المشاركين السابقين في اللجان الداخلية المختصة أو في اجتماعات خارجية سابقة في حالة استمرار موضوعات الاجتماعات نفسها.
و – أن يكون لوزارة الخارجية – وفقاً لسلطتها التقديرية – المشاركة في الوفد، على أن يكون العضو المشارك منها في مستوى الوفد الرسمي.
ز – أن يكون رئيس الوفد وأعضاؤه من ذوي الاختصاص والكفاية والمعرفة التامة بجميع جوانب الموضوع الذي يخص الجهة التي يمثلها وأن يكون مجيداً لإحدى لغات الاجتماع أو المؤتمر أو المنتدى.
ح – أن يكون للوفد (سكرتارية) من الجهة المختصة، لتسهيل مهمة الوفد والتنسيق بين الوفد والجهة المنظمة.

وثيقة التفويض وإبلاغ الجهة الداعية بمشاركة الوفد:

‌أ – بعد تشكيل الوفد وفقاً لأحكام المادة (الثالثة)، تقوم الجهة المختصة بإرسال أسماء المشاركين في الوفد الرسمي إلى وزارة الخارجية، وتتولى وزارة الخارجية إعداد وثيقة التفويض – إذا لزم الأمر ذلك – آخذة في الاعتبار رئاسة الوفد والتسلسل الوظيفي للأعضاء من مختلف الجهات المشاركة.
‌ب – تتولى وزارة الخارجية إرسال وثيقة التفويض إلى ممثلية المملكة في دولة المقر أو مكتب المملكة أو وفد المملكة الدائم لدى المنظمة أو الجهة المنظمة لاستكمال الإجراءات اللازمة. وإذا لم يكن للمملكة ممثلية أو مكتب أو وفد دائم لدى دولة الجهة المعنية، فتحمل وثيقة التفويض مع الوفد وتسلم للجهة المعنية بصفة مباشرة. ويمكن تسريعاً للإجراء أن ترسل نسخة من وثيقة التفويض بوسائل الاتصال السريع إلى الجهة الداعية عن طريق وزارة الخارجية.

رئاسة الوفد:
تكون رئاسة الوفد الرسمي للجهة المختصة، ويرأس الوفد الوزير أو رئيس الجهة المختصة أو من يفوضه. كما يجب أن يكون لرئيس الوفد نائب يعينه الوزير أو رئيس الجهة المختصة ويحل محل رئيس الوفد عند غيابه.

واجبات رئيس الوفد وأعضائه:
يتقيد رئيس الوفد وعضوه بالواجبات التالية:
أ – الالتزام بالموقف الرسمي للمملكة، وأنه لا يمثل شخصه أو الجهة الرسمية التي انتدبته وإنما يمثل المملكة.
ب – المحافظة على المعلومات والمواقف السرية وعدم إفشائها.
ج – التحفظ على أي موقف – قد يواجه به – يرتب (أو قد يرتب) أي التزام مادي أو معنوي على الدولة أو أي من مؤسساتها، و الرفع عن ذلك وإبداء الرأي في شأنه ليتم بحثه وتحديد موقف بشأنه.
د – عدم الإدلاء بتصريح خارج عن إطار الموقف الرسمي للمملكة أو طبيعة اختصاص الوفد عند الحديث لوسائل الإعلام.
هـ – التعاون مع أعضاء الوفد، والتنسيق معهم حول دور كل منهم، وحضور الاجتماعات الرسمية والتنسيقية.
و – الالتزام بالمبادئ والأخلاق الإسلامية في جميع تصرفاته وعلاقاته الرسمية والشخصية.
ز – الإقامة في سكن لائق، والظهور بمظهر حسن يليق بمكانة المملكة.

اختصاصات رئيس الوفد:
يتولى رئيس الوفد الإشراف على جهود الوفد وإدارة أعماله في سبيل تحقيق الهدف الذي شكل من أجله، وله على وجه الخصوص الاختصاصات التالية:
أ – طرح وجهة نظر المملكة في الاجتماعات.
ب – التنسيق في الاجتماعات الدولية – إذا دعت الحاجة – مع وفود الدول المشاركة وبخاصة دول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، والدول العربية، والدول الإسلامية، لمحاولة الخروج بموقف موحّد إزاء الموضوعات المطروحة.
ج – إجراء محادثات مع رؤساء الوفود المشاركة في الاجتماعات، وإحاطة أعضاء الوفد بالنتائج.
د – تشكيل لجنة فرعية أو أكثر من بين أعضاء الوفد لدراسة مسائل محددة تخص الموضوعات المطروحة.
هـ – متابعة أداء أعضاء الوفد ، فإن ظهر تقصير أو غياب أو سوء سلوك من قبل أحد الأعضاء فإنه يلفت نظره إلى ذلك، كما يكون لرئيس الوفد – في الحالات التي تستدعي ذلك – أن يستبعد العضو من الوفد أو يمنع مشاركته في كل أو بعض أعمال الوفد، وعند الاقتضاء يعد محضرًا بذلك يوقعه أعضاء الوفد ويرفع إلى مرجعه.
و – صياغة الموقف الإعلامي الذي يرى مناسبة الإدلاء به لوسائل الإعلام في أثناء أو في ختام مشاركة الوفد.
ز – إعداد التقرير النهائي عن مهمة الوفد عند الانتهاء من المشاركة، ويجب أن يشتمل التقرير على عرض لجميع الفعاليات والآراء والمناقشات التي تمت وتحليلها وفقاً لمرئيات أعضاء الوفد والتوصيات في شأنها.

الإعداد لمشاركة الوفد:
تلتزم الجهة المختصة والجهات المشاركة – بالإضافة إلى جميع الجهات ذات العلاقة – بالإعداد الجيد والتنسيق والتعاون فيما بينها في سبيل إنجاح مهمة الوفد وتقديم صورة
مشرفة عن المشاركات الرسمية للمملكة والوفود الممثلــة لهـا، ويشمـل ذلــك على وجـــه الخصــوص ما يلي:
أ – تعقد الجهة المختصة اجتماعاً تنسيقيًا في المملكة بين الجهات المشاركة، وذلك قبل مدة كافية من موعد الاجتماع أو المؤتمر أو المنتدى، يحضره رئيس الوفد أو نائبه وجميع أعضاء الوفد، وإذا تعذر عقد الاجتماع في المملكة لسبب خارج عن الإرادة فيتم عقده خارج المملكة في أقرب وقت ممكن. ويهدف هذا الاجتماع إلى تحقيق الأهداف التالية:
1 – دراسة جدول الأعمال الخاص بالاجتماعات.
2 – إيضاح الهدف من مشاركة الوفد وبحث أفضل السبل لتحقيقه.
3 – تحديد الموقف الذي يجب اتخاذه أثناء مشاركة الوفد.
4 – توزيع الأدوار بين أعضاء الوفد كل بحسب اختصاصه.
5 – تحديد سكرتير للوفد.
ب – تعد سكرتارية الوفد ملفاً يحوي الوثائق والمعلومات الخاصة بموضوع الدعوة وتجعله متاحًا لأعضاء الوفد.
ج – تتولى الجهة المختصة ترتيب مواعيد سفر الوفد، وتبلغ وزارة الخارجية بها كي تقوم بدورها بإبلاغ ممثليات المملكة في الدولة مقر انعقاد الاجتماع أو المؤتمر أو المنتدى محل المشاركة.
د – تقوم ممثليات المملكة أو وفدها أو مكتبها الدائم في مقر انعقاد الاجتماع بتقديم التسهيلات المتاحة للوفد الرسمي.

مشاركة الوفد:
يشارك الوفد في الاجتماعات واللقاءات الجانبية واللجان الفرعية بما يكفل تحقيق المصلحة الوطنية ويضمن عرض وجهة نظر المملكة في الموضوعات المطروحة. وفي سبيل تحقيق هذا الهدف يقوم الوفد على وجه الخصوص بما يلي:
أ – عقد اجتماع يومي، أو أكثر إذا دعت الحاجة إلى ذلك، بين أعضاء الوفد من أجل التشاور واطلاع جميع الأعضاء على ما دار من مناقشات في اللجان والفعاليات المختلفـــة، وتقويم النتائج التي تحققت.
ب – تعد سكرتارية الوفد تقريرًا يوميًا عن سير الاجتماعات ومشاركة الوفد، ويطلع عليه جميع أعضاء الوفد.
وللوفد الاستعانة بممثليات المملكة أو وفدها أو مكتبها الدائم في مقر انعقاد الاجتماع لتسهيل الاجتماعات التنسيقية والاتصال بالجهات المعنية في المملكة، لأخذ التوجيهات حول أي موضوع قد يطرأ خلال مشاركة الوفد.

نتائج مشاركة الوفد:
أ – يقوم الرئيس، فور انتهاء مشاركة الوفد، بإعداد تقرير نهائي عن نتائج مشاركة الوفد متضمنًا وجهة نظره ووجهة نظر الوفد المشارك.
ب – تقوم الجهة المختصة برفع تقرير إلى المقام السامي عن أهم نتائج تلك المشاركة ومرئياتها في شأنها، وتزود جميع الجهات ذات العلاقة – سواء المشاركة أو غير المشاركة في الوفد – بنسخة من التقرير.
ج – ترفع كل جهة من الجهات ذات العلاقة إلى المقام السامي عن الموضوعات التي تخصها وترى وجوب أخذ توجيه أو استكمال إجراءات نظامية في شأنها، مع إرسال نسخة منها إلى الجهة التي ترأست الوفد.

أحكام عامة:
1 – لا يجوز لأي وفد رسمي أو لرئيسه أو لأي عضو فيه أن يتبنى أي موقف أو يتخذ أي إجراء يرتب (أو قد يرتب) على الدولة أو أي من مؤسساتها أي التزام مادي أو معنوي ما لم يكن لديه تفويض مسبق صريح من الجهة المختصة يخوله بذلك.
2 – تحديد الجهة المختصة والجهات المشاركة يقوم على معايير موضوعية؛ أهمها الارتباط الوثيق بين اختصاصات الجهة وأهدافها ومهماتها بموضوع الدعوة محل المشاركة، ووفقًا لذلك فإذا تلقت جهة حكومية دعوة للمشاركة في مؤتمر أو منتدى وهي غير مختصة بموضوعاته أو لا تملك الاختصاص الأصيل أو الرئيسي فيه، فعليها إحالة الدعوة إلى الجهة المختصة مع إبلاغ وزارة الخارجية بذلك.